Chuyển đổi phương thức đặt khám từ xa tại Bệnh viện Tim Hà Nội - Nhanh hơn, tiện lợi hơn, minh bạch cho Bệnh nhân

Bối cảnh: Bài toán tiếp nhận lịch khám thủ công

Là một trong những bệnh viện chuyên khoa tim mạch hàng đầu khu vực phía Bắc, Cơ sở 1 của Bệnh viện Tim Hà Nội tiếp nhận lượng bệnh nhân rất lớn mỗi ngày. Trung bình mỗi ngày có khoảng 200 – 250 lượt đặt lịch từ xa chỉ riêng tại cơ sở này.

Trước khi số hóa, toàn bộ lượng đặt lịch đó được tiếp nhận qua tổng đài và ghi nhận thủ công trên Excel. Cách làm này kéo theo nhiều bất cập:

Tổng đài quá tải vào giờ cao điểm, bệnh nhân khó gọi đặt lịch.

Ghi nhận thủ công dễ sai sót, khó tra cứu và đối soát nhanh.

Bệnh nhân mất thời gian khi đến viện: phải nhờ cán bộ đối soát thông tin trên file Excel thì mới được cấp số thứ tự, dẫn đến ùn ứ ngay tại khâu tiếp đón.

Bên cạnh đó, vì không có công cụ điều phối theo khung giờ, Bệnh nhân có xu hướng đến đông vào đầu giờ sáng, tạo áp lực lớn lên quầy tiếp đón và phòng khám.

Giải pháp: Phần mềm đặt lịch online của Bookie trên Zalo Mini App

Để giải quyết tận gốc, Bệnh viện Tim Hà Nội lựa chọn triển khai giải pháp đặt lịch khám online của Bookie — đối tác của nền tảng Zalo. Giải pháp được thiết kế xoay quanh ba trụ cột.

Đặt lịch chủ động trên Zalo Mini App — chỉ mất 30 giây

Thay vì gọi tổng đài, bệnh nhân nay có thể tự đặt lịch ngay trên Zalo Mini App, mọi lúc mọi nơi. Thao tác đơn giản đến mức Bệnh nhân chỉ mất khoảng 30 giây để đặt trước tại nhà — không cần chờ tổng đài, không phụ thuộc giờ hành chính. Thông tin hành chính của Bệnh nhân được hoàn thiện ở nhà nên rút ngắn được thời gian đón tiếp khi đến viện.

Kiosk đón tiếp tự động — xác thực và cấp số thứ tự nhanh chóng

Khi đến viện, Bệnh nhân chỉ cần thực hiện xác thực tại kiosk đón tiếp để được cấp số thứ tự ngay lập tức. Quy trình này thay thế hoàn toàn việc nhờ cán bộ đối soát Excel thủ công trước đây, giúp khâu tiếp đón trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

Đặt lịch theo khung giờ — chủ động điều phối, giãn bệnh nhân

Việc cho phép đặt lịch theo khung giờ giúp Bệnh viện chủ động điều phối, giãn lượng Bệnh nhân thay vì để dồn đông vào đầu giờ sáng. Nhờ đó, tải lượng được phân bổ đều hơn trong ngày, giảm áp lực lên cả đội ngũ y tế lẫn không gian chờ chung của Bệnh viện. Đặc biệt, Bệnh nhân cũng giảm tải được thời gian chờ đợi, thay vì tất cả các Bệnh nhân đều đến sớm để xếp hàng, thì hiện nay, Bệnh nhân chỉ cần đến trước 15 phút để Xác thực (Checkin) tại Kiosk đón tiếp.

Kết quả sau 2 tháng triển khai

Chỉ sau hai tháng đưa vào vận hành (từ tháng 3/2026), giải pháp đã mang lại những con số ấn tượng:

• 10.847 người dùng đã sử dụng Zalo Mini App của bệnh viện.

• 26.700 lượt truy cập vào Zalo Mini App.

• Lượt quan tâm Zalo OA tăng gấp khoảng 4 lần, từ 777 lên 2.913.

• 

Ngoài các con số, thay đổi rõ rệt nhất nằm ở trải nghiệm:

Bệnh nhân đặt lịch nhanh chóng, chủ động ngay tại nhà thay vì chờ gọi tổng đài.

Khâu tiếp đón được rút gọn nhờ kiosk xác thực và cấp số tự động.

Bệnh viện điều phối bệnh nhân hợp lý hơn theo khung giờ, giảm tình trạng ùn ứ đầu giờ sáng.

Đặc biệt, việc lượng quan tâm Zalo OA tăng vọt mở ra một kênh chăm sóc bệnh nhân sau khám hiệu quả: Bệnh viện có thể dễ dàng kết nối, nhắc tái khám và gửi thông tin chăm sóc đến đúng người, ngay trên nền tảng họ đã quen dùng.

"Giải pháp Kiosk tự phục vụ ở Bệnh viện Tim đi vào hoạt động hiệu quả, giúp việc tiếp đón được chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho bệnh nhân rất nhiều."

— Anh Hòa, Trưởng phòng CNTT, Bệnh viện Tim Hà Nội

“Từ khi có giải pháp đặt khám từ xa trên Zalo Mini App, chỉ số hài lòng của Bệnh nhân tăng rất nhiều …”

— Chị Nga, phòng CTXH, Bệnh viện Tim Hà Nội

Câu chuyện của Bệnh viện Tim Hà Nội cho thấy giải pháp giúp giảm tải cảnh chờ đợi xếp hàng ở Bệnh viện đơn giản chỉ là thay đổi cách làm, áp dụng công nghệ vào khâu tiếp đón Online.

Số hóa đúng chỗ — đưa đặt lịch lên Zalo Mini App, tự động hóa khâu đón tiếp bằng kiosk và điều phối theo khung giờ — giúp tháo gỡ nút thắt đó mà không cần tăng thêm nhân lực. Mô hình này không chỉ phù hợp với bệnh viện chuyên khoa lớn, mà còn áp dụng được cho bệnh viện đa khoa, phòng khám và các cơ sở y tế đang đối mặt với tình trạng quá tải ở khâu tiếp đón.

Bạn cũng muốn số hóa quy trình đặt lịch và tiếp đón?

Nếu cơ sở của bạn đang gặp tình trạng tổng đài quá tải, tiếp nhận thủ công hay bệnh nhân chờ đợi lâu, đội ngũ Bookie sẵn sàng tư vấn miễn phí và đồng hành cùng bạn từ những bước đầu tiên.

Liên hệ ngay với Bookie qua hotline 0978 948 571 hoặc để lại thông tin trên website để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.